ALV op 29 mei 2018, 19:30u Clubhuis

ALV op 29 mei 2018, 19:30u Clubhuis

Aan: Alle leden van AAC ’61

Assen, 23 mei 2018

Betreft: Uitnodiging Algemene Ledenvergadering (ALV) op 29 mei 2018, 19:30u, Clubhuis

 

Beste Leden,

Bij deze wil ik jullie namens het gehele bestuur van harte uitnodigen voor het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering op 29 mei a.s. (voorjaarsvergadering).

De standaard agendapunten van deze vergadering worden behandeld:

  • Vaststelling notulen ALV d.d. 14 nov 2017
  • Jaarverslag van het bestuur
  • Verslag van de penningmeester
  • Verslag van de kascommissie
  • Vaststelling van de balans en de staat van baten en lasten
  • Vaststelling contributies
  • Benoeming bestuursleden (meer hieronder)
  • Benoeming commissieleden
  • Rondvraag

 

En verder een aantal andere onderwerpen waaronder de volgende.

 

Vertrouwenscontactpersoon:

Bedanken van Ingrid Molensky voor haar rol als vertrouwenscontactpersoon; Jaap Franken heeft haar rol overgenomen.

 

Sportlink:

AAC ’61 is recentelijk voor ledenadministratie overgeschakeld op Sportlink. Dit is een van de door de Atletiekunie aanbevolen aanbieders. AGV goedgekeurd. Bij Sportlink is ook een nieuwe website besteld.

 

GDPR / AVG Privacywetgeving:

General Data Protection Regulation (GDPR) of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AGV) is Europese wetgeving en wordt van kracht vanaf 25 mei a.s.

Momenteel zijn we bezig met een Privacyverklaring en AGV-verklaring.

 

Korting op contributie bij volwaardig lidmaatschap andere atletiekvereniging:

Zo af en toe komt het voor dat mensen niet meer veel in Assen zijn en de atletieksport bedrijven; denk aan studenten of mensen die door de week elders wonen. Ze kunnen dan meestal niet volledig bij AAC ’61 trainen. Als ze elders lid zijn van een atletiekvereniging en daar volwaardige contributie betalen, dan wordt het financieel niet aantrekkelijk om de volledige contributie bij AAC ’61 te betalen. Zo zijn er afgelopen tijd enkele vragen geweest voor een korting op de contributie. Wat we hiermee kunnen bereiken is dat mensen die tijdelijk weg zijn bij AAC ’61 verbonden blijven bij de vereniging en later mogelijk geheel terug komen; en dit tegen acceptabele kosten voor de vereniging.

Het bestuur heeft dit besproken en legt nu het volgende voorstel ter besluit neer bij de ALV:

  • Iemand die volledig/volwaardig lid is van een andere atletiekvereniging kan bij AAC ’61 meetrainen in een bestaande trainingsgroep voor 50% verenigingscontributie.

 

(Her)Benoeming bestuursleden:

In de volgende tabel zijn de benoemingsdata vermeld van de huidige bestuursleden.

Bestuurslid                  Functie                                 Aanstellingsdatum

Jildert Visser               voorzitter                             15 nov 2016

Thea Hendrikse           secretaris                             14 nov 2017

Hein Habes                 penningmeester                  15 jun 2015

Harold Scholing          PR                                         14 nov 2017

Peter Selles                 triathlon/lopen                    14 nov 2017

Herman Langen          baanwedstrijden                  14 nov 2017

In de statuten staat vermeld dat een bestuurslid voor drie jaar wordt benoemd. Dit betekent dan Hein zal aftreden. Hein heeft aangegeven voor nog een jaar beschikbaar te zijn als penningmeester; hij is dus terstond herbenoembaar. Leden kunnen zich kandidaat stellen voor deze functie. De ALV zal de nieuwe penningmeester benoemen.

Peter en Thea hebben aangegeven per eind 2018 te willen bedanken als bestuurslid; kandidaten kunnen zich aanmelden.

 

Energiecommissie

In 2016 en 2017 zijn diverse maatregelen getroffen om de exploitatiekosten te verlagen. Er zijn LED-lampen in het clubhuis geïnstalleerd, sensors, oude koelkasten verwijderd, nieuwe ketel en zonnepanelen. Er wordt gepresenteerd wat dit heeft opgeleverd.

De commissie is ook bezig geweest met LED-verlichting op de baan; de masten zijn van de gemeente en dat realiseren was lastig. Er is een samenwerkingsverband van meerdere verenigingen ontstaan en de gemeente is erin gestapt met een flinke som geld. De aanbesteding is rond en dit najaar zal de firma Aerolux de LED-lampen installeren.

 

Namens het bestuur AAC ’61,

Jildert E. Visser, voorzitter

voorzitter@aac61.nl

Bijlage: Verslag algemene ledenvergadering AAC’61 op 14  november 2017 (te vinden op de website van AAC ’61); zie http://www.aac61.nl/vereniging-2/#ALV